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Smarte Rechnungseingangsverarbeitung - Digitales Input Management als solide Basis

In den letzten Wochen haben wir Ihnen in unseren Blogposts bereits die Vorteile eines digitalen Rechnungseingangs aufgezeigt. Mit der ISR-eigenen Lösung zur Rechnungsprüfung, ISR Accounts Payable Flow, verringern Sie nicht nur Ihre Durchgangs- und Bearbeitungszeiten, sondern führen darüber hinaus ein Tool ein, das die Kollaboration während des Prozesses fördert.

Eine smarte Rechnungseingangslösung bedingt allerdings ein digitales Input Management. Wo dieses ansetzt und mit welchen Lösungen wir hierzu bereits gearbeitet haben, erfahren Sie hier.

Was sind die Funktionen des digitalen Input Managements?

Der Begriff Input Management bezeichnet die Herangehensweise zur digitalen Erfassung und Zusammenführung von geschäftsrelevanten Daten. Das Input Management bezieht sich folglich nicht ausschließlich auf Rechnungen, sondern wird bei unterschiedlichen Dokumententypen angewendet (z.B. Verträgen und Lieferscheinen). In diesem Blogpost fokussieren wir uns dabei auf den Bereich der Eingangsrechnungen. Sie haben Fragen zu anderen Bereichen? Dann wenden Sie sich gerne an Bernward Ketteler (bernward.ketteler@isr.de).

Um zu verdeutlichen, welche Funktionen das digitale Input Management leistet, ist ein Blick auf den zugrunde liegenden Prozess hilfreich: Rechnungen gehen täglich in Papierform oder digital ins Unternehmen ein. Im ersten Schritt werden die Dokumente, die bspw. in Papierform vorliegen - ganz simpel - gescannt.

Um nun Informationen, bspw. die Rechnungsnummer, zu extrahieren, ist allerdings ein weiterer Schritt nötig. Aus Rastergrafiken, wie sie u.a. in einer png- oder jpg-Datei vorliegen, lassen sich keine Daten auslesen. Hier kommt die intelligente Texterkennung, auch als OCR bezeichnet, ins Spiel. Mithilfe einer OCR-Lösung werden Buchstaben und Zahlen extrahiert und zur Be- und Verarbeitung bereitgestellt. Sämtliche Pflichtangaben, wie der Name des Rechnungsstellers, der Steuerbetrag etc. können so ausgelesen werden. Die Software übergibt dann im letzten Schritt die Daten an das zugehörige Rechnungssystem (bspw. ISR Accounts Payable Flow) und macht somit ein mühsames Abtippen der Daten überflüssig. Darüber hinaus wird die Fehlerquote auf ein Minimum reduziert.

Mit welchen Anbietern arbeitet ISR Digital Operations zusammen?

In unseren Projekten haben wir jahrelange Expertise mit den Anbietern IBM Datacap, Smart Fix sowie unserer eigenen Software Buildsimple gewinnen können. Im Folgenden geben wir Ihnen einen kurzen Überblick:

Buildsimple

Buildsimple ist die hauseigene Lösung von ISR und arbeitet auf Basis einer Cloud-Infrastruktur. Dies macht Buildsimple innerhalb von Minuten nutzbar. Eine eigene Infrastruktur ist nicht mehr nötig. Obgleich alle hier vorgestellten Anbieter mit lernfähigen Systemen arbeiten, zeichnet sich Buildsimple durch das besonders hoch entwickelte Machine Learning aus. Das System optimiert sich durch Algorithmen kontinuierlich selbst. Die Bezahlung erfolgt nach dem Pay-as-you-go Prinzip. Dies ermöglicht Ihnen, das neue System ohne große Investition auszuprobieren. Sie zahlen nur für die tatsächliche Nutzung des Dienstes. Abgerechnet wird pro Dokument. Somit haben Sie sämtliche Kosten stets im Blick.

IBM Datacap & smart FIX

Neben unserer eigenen Software können wir auf jahrelange Expertise in der Zusammenarbeit mit unseren Partnern IBM Datacap und smart FIX des Softwareprodukthauses Insiders Technologies zurückgreifen. So können unsere Teams aus Projektleitern, Consultants und Entwicklern nicht nur die Implementierung der Software in Ihrem Unternehmen begleiten, sondern diese nach Ihren spezifischen Wünschen anpassen und um individuelle Anforderungen ergänzen.

Sie möchten mehr über ISR Accounts Payable Flow oder weitere ISR-Services erfahren? Dann schreiben Sie gerne an Frau Cihan Klingsporn (cihan.klingsporn@isr.de).

Cihan
Klingsporn
Account Manager
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+49 (0) 15142205471
cihan.klingsporn@isr.de