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TDK-EPC AG & Co. KG

Die TDK Tochtergesellschaft EPCOS AG stellt Druck- und Temperatursensoren projektspezifisch an drei Standorten her (Berlin, Österreich und Indonesien).

 

Herausforderung:

Die standortübergreifende und mehrsprachige Projektarbeit erfordert viel Dokumentation, die abgestimmt werden muss. Bis zur Einführung des Dokumenten Management Systems wurden alle Dokumente auf verschiedenen File Servern und zusätzlich auch in Papierform genutzt und bearbeitet.

Die Zielsetzung des Projektes ist es, den aktuellen Stand der Dokumente im direkten Zugriff zu gewährleisten. Dabei soll der Status jedes Dokuments zweifelsfrei feststellbar sein.

 

ISR-Lösung:

ISR hat ein System implementiert, welches die Ablage vorhandener Dokumente zentralisiert und strukturiert. Im Rahmen des Projektstarts haben wir uns früh für ein iteratives Verfahren entschieden. Der Kunde hatte bisher keine einheitliche Struktur für seine Dokumente und dahinterliegende Freigabeprozesse.

Mithilfe des Projektes konnten wir einerseits die Dokumentenlenkung unter Kontrolle bringen. Andererseits können Dokumente, die an einem Freigabeprozess teilnehmen, nun kontrolliert und dokumentiert werden und die betroffenen Abteilungen durchlaufen, was zu einer umfassenden Transparenz des Prozessfortschrittes für alle Beteiligten führt.

Durch die frühzeitige Implementierung einer Standardlösung haben wir diese in regelmäßigen Workshops auf die Bedürfnisse des Kunden hin angepasst. Der Kunde wurde zu jeder Zeit in das Projekt einbezogen und konnte die Lösung wachsen sehen. Zusätzlich haben wir ein Berechtigungskonzept umgesetzt, durch das Schreibrechte an Dokumenten statusabhängig vergeben und Statusinformationen für Kunden- und Lieferantendokumente sichtbar werden.

Bei der Implementierung der Anforderungen haben wir auf die Entwicklung einer nachhaltigen Lösung geachtet. Alle Funktionsbausteine sind von uns so gebaut worden, das der Kunde sie selbständig für vergleichbare Szenarien parametrieren und einsetzen kann. Dadurch kann der Kunde selbständig und bedarfsgerecht weitere Dokumententypen ergänzen und so seine Lösung sukzessive ausbauen.

Das Projekt beinhaltete neben der Konzeption eines Daten- und Berechtigungsmodells das Sizing und die Installation der Systeme IBM FileNet Content Foundation und IBM Datacap und die Entwicklung eines Tools zum Laden existierender Dateibestände von einem FileServer. Desweiteren haben wir eine Anpassung des Navigator User Interface und die Konzeption und Realisierung der Ablageschnittstellen umgesetzt. Nach der Implementierung der Systeme haben wir eine Live Session zur Schulung aller Key User durchgeführt und ein Benutzerhandbuch geschrieben.

Besondere Herausforderungen:

  • hoher Abstimmungsaufwand mit den Key Usern
  • erstes agiles Projektvorgehen für den Kunden
  • keine Erfahrung mit Dokumentenmanagement auf Kundenseite vorhanden
  • keine Art von Dokumentenmanagement (bspw. Metadatenkonzept) vorhanden

Top-Kompetenzen:

  • Systemintegration (IBM Datacap + IBM FileNet Content Foundation)
  • kundenindividuelle Fachberatung im Bereich Dokumentenmanagement
  • agiles Projektvorgehen mit intensivem Einbezug der Keyuser
  • schnelle Implementierung der Lösung in die vorhandenen Kundenumgebung

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