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Dynamische Zugriffswege auf strukturierte Dokumentenmengen

Das Problem

Moderne Dokumenten Management Systeme (DMS) speichern heute sehr große Mengen an Dokumenten. Das gerade benötigte davon schnell zu finden ist trotzdem nicht immer leicht. Freie Suchen zu benutzten hilft nur, wenn gute Kenntnisse der abgelegten Daten vorhanden sind, Über Jahre gewachsene Aktenstrukturen (Ordnerhierarchien) passen oft nicht mehr zu den sich in der Zwischenzeit geänderten Business Needs.

Eine neue elektronische Aktenstruktur aufzubauen ist regelmäßig mit einem hohen Projektaufwand verbunden. Das Ergebnis ist bei seiner Fertigstellung gerne schon wieder veraltet.

Die Lösung

Unsere "dynamische Akte" erzeugt aus den in einem DMS vorhandenen Attributen der Dokumente eine virtuelle hierarchische Ordnerstruktur, ohne das tatsächlich Ordner angelegt werden müssen. Dabei wird jedes Dokument, obwohl nur einmal vorhanden, in allen Akten angezeigt, zu denen es über seine Attribute zugeordnet ist.

Eine Strukturierung von Dokumenten in Akten erlaubt es, Dokumente zu einem spezifischen Thema - bspw. Kunde, Vorgang, Wirkstoff, etc. - innerhalb einer sinnvollen Untergliederung anzuordnen. Das hat den Vorteil, dass die Dokumente visuell leichter und für den Anwender in gewohnter Form (vgl. gewöhnliches Dateisystem) zugänglich sind.

Ändert ein Benutzer den Wert eines Attributs (Umklassifikation), dann wird es sofort innerhalb der virtuellen Aktenstruktur verschoben und neu einsortiert. Inkonsistenzen sind so "by design" ausgeschlossen.

Das Anlegen einer neuen Aktenstruktur beschränkt sich auf deren Konfiguration in der administrativen Oberfläche und einem Ladelauf.

Klaus
Knebel
Service Manager Case Management IBM
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