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Die richtige Digitalisierungsstrategie - Medienbrüche schließen

Die Buchhaltung erfasst Rechnungen manuell; eine andere Abteilung druckt Formulare aus, um sie an Mitarbeiter weiterzureichen. Für viele Unternehmen typische Szenarien im Büroalltag. Dass dabei Informationen häufig falsch erfasst und weitergeleitet werden, erschwert natürlich die Weiterverarbeitung. Daher ist es umso wichtiger den so genannten Medienbrüchen, also ein Wechsel des Mediums innerhalb der Übertragungskette von Informationen und Daten, zu begegnen und diese zu schließen. Im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie ist dies ein Handlungsfeld, das sich konkret wie folgt ausprägen lässt:

Schritt 1: Digitalisierung der Eingangskanäle

Im Initialprojekt wird zunächst der Dokumenteneingang standardisiert. So erreichen bspw. Rechnungen und Lieferscheine ein Unternehmen auf unterschiedlichen Wegen, also per Mail oder Post. Diese werden dann per Scan oder OCR-Lösung (intelligenter Texterkennung) digitalisiert. Anschließend sollte ein fester Ablageort definiert werden.

Schritt 2: Automatisierung von Schnittstellen

Ein weiteres Projekt ist die Automatisierung von Schnittstellen. Manuelle Eingaben von Mitarbeitern sind ressourcenintensiv und fehleranfällig. Diese Eingaben sind oft nötig, weil Programme häufig nicht miteinander agieren oder entsprechende Schnittstellen fehlen. Die internen Prozesse müssen daher auf solche Unstimmigkeiten hin untersucht und mögliche Schnittstellen eingeführt bzw. angepasst werden. In manchen Fällen bedeutet dies eine Anpassung der Lösung und Arbeitsweise, in anderen Fällen müssen neue Programme oder Systeme eingeführt werden.

Schritt 3: Einführung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS)

Da die meisten Vorgänge in Unternehmen auf Dokumenten basieren, kann ein Großteil der Medienbrüche durch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems geschlossen werden. Genau hier macht sich die im ersten Projekt eingeführte ‚smarte Eingangsstrecke‘ bezahlt. DMS sind Anwendungen, die digitale Dokumente datenbankgestützt verwalten. Der Vorteil dieser Lösung: Dokumente können einfach und abteilungsübergreifend verwaltet werden. So lassen sich beispielsweise Rechnungen und Lieferscheine einfach durch eingepflegte Metadaten suchen.

Nach Abschluss aller drei Teilprojekte haben Sie eine Managementsystem für Ihre Dokumente, das einen standortübergreifenden und zeitgleichen Zugriff auf Dokumente ermöglicht. Die Informationsverarbeitung im Unternehmen wird so beschleunigt und eine Übertragung der Daten ohne Informationsverlust gewährleistet.

Sie möchten weitere Informationen rund um das Thema Digitalisierungsstrategien, brauchen Unterstützung beim Thema Input Management oder möchten eine E-Akte einführen? Dann sprechen Sie gerne unser Digital Operations Team an.

Außerdem stellen wir Ihnen auf Anfragen gerne unser kostenloses Whitepaper „Digitale Standortbestimmung - Der Weg zur DigitalenAgenda“ zur Verfügung. Melden Sie sich am besten gleich jetzt per Mail bei Frau Cihan Klingsporn (Cihan.Klingsporn@isr.de).

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