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Content Management

DMS – Dokumenten Management System

Was bedeutet DMS?

DMS ist die Abkürzung für Dokumenten-Management-System. Dokumentenmanagementsysteme sind komplexe Systeme für die datenbankgestützte Verwaltung digitaler Dokumente. Die elektronischen Dokumente können auch digitalisierte Dokumente sein, die ursprünglich nur in Papierform vorlagen.

Im DMS können die Dokumente manuell mit Schlagwörtern oder Metadaten versehen und auch automatisiert mit Hilfe einer OCR-Texterkennung durchsucht werden. Zudem wird im Dokumentenmanagementsystem u.a. die Art des Dokuments sowie das Erstellungsdatum gespeichert. Dies ermöglicht eine schnelle Recherche über Informationsfelder.

Es gibt Dokumentenmanagementsysteme, die die Dokumente in der eigenen IT-Umgebung (On Premise) speichern. Aktuell geht der Trend allerdings eher zu webbasierten Möglichkeiten, die die Daten in der Cloud speichern.

DMS können einseitig eingesetzt werden oder ein Bestandteil von ECM sein, wo sie den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus begleiten – von der Erstellung, Bearbeitung sowie Recherche bis zur Archivierung und Löschung. DMS können aber beispielsweise auch das Workflow-Management unterstützen.

Welche Vorteile bringt ein DMS?

Die Implementierung eines DMS bringt viele Mehrwerte mit sich. Einige davon sind im Folgenden aufgelistet:

Dokumenten Management Systeme bilden häufig die Grundlage von Business Process Management, da relevanter Content mit Hilfe von DMS schneller zur Verfügung steht und dies Entscheidungen erleichtert.

Wir bei ISR bieten Ihnen viele effiziente Lösungen für Ihr Document-Management, beispielsweise unsere „dynamische Akte“. Lassen Sie sich von unserem Digital Operations Team zu diesem Thema beraten!

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