Ordnung halten mit digitalen Akten

Dokumente existieren nicht im geschäftlichen Vakuum. Sie entstehen durch einen Auslöser oder sind Teil eines Arbeitsergebnisses. Damit sind sie Bestandteile eines Geschäftsprozesses, die zeitweise oder dauerhaft aufbewahrt werden sollen. Damit Ordnung herrscht und die Dokumente wiedergefunden werden können, müssen sie in digitalen Akten eingeordnet werden. Klassifikationen bestimmen die Aktenschublade(n), in die das Dokument soll. Weitere Eigenschaften bestimmen die späteren Suchkriterien.

Das Einordnen wird durch ISR Information Office unterstützt – automatisch oder im Prozess. So entfällt manuelles Sortieren und Fehlablagen werden deutlich reduziert. Wir stellen also den Schubladenschrank zur Verfügung. Ausgangsdokumente haben es einfach: Am liebsten erzeugen wir sie selbst im Prozess. Dann kennen wir die Dokumentenklasse und die Eigenschaften ganz genau. Und Sie müssen sich nicht mit Textverarbeitung & Co. herumärgern.

Eingangsdokumente müssen zunächst aufbereitet werden. Am Anfang steht ein Eingangskanal, der die Vorverarbeitung bestimmt. Die Aufarbeitung hängt dann vom Medium ab:

• Papierdokumente werden gescannt, elektronisch ausgelesen (OCR) und weitgehend automatisch klassifiziert.
  
• E-mails und Fax werden vom Server abgeholt und weitgehend automatisch klassifiziert.
  
• Telefonanrufe oder Direkteingaben werden als Aktennotiz erfasst und durch den Autor klassifiziert.
  
• Dokumente oder Daten aus anderen Systemen werden als Systemdokument erfasst und beim Import klassifiziert

Ausgangsdokumente basieren auf Vorlagen mit Variablen. Die Dokumente können Sie selber anlegen und verwalten. Die richtigen Werte befüllt ISR Information Office für Sie im Prozess nach Ihren Wünschen. Das Ausgangsdokument kommt als PDF-Datei in die digitale Akte und kann per Zentraldruck, Fax oder E-Mail versendet werden. Zentrale Vorgaben (wie zum Beispiel die Geschäftsführungsdaten) verwalten Sie einmal für alle Briefe. Damit können Sie Änderungen schnell für alle Vorlagen umsetzen. So einfach ist das.