Kerndisziplinen ECM

Aktivitäten und Systeme zur Unterstützung des Dokumentenlebenszyklus vom Eingang oder der Erstellung bis zum Ausgang oder der Vernichtung eines Dokuments.

Dokumentenarchivierung

Die langfristige, geordnete und wo gefordert rechtskonforme digitale Lagerung von Dokumenten.

Die Auslagerung von Daten aus Bestandssystemen (oft SAP) zur Entlastung dieser Systeme. Oft verwechselt mit der Archivierung von Druckerströmen für Ausgangsdokumente (oft AFP, Advanced Function Presentation).

Eine einfache Möglichkeit der Datenerfassung für dokumentenlastige Prozesse. Diese Technologie tritt allmählich durch komponentenbasierte ECM-Anwendungen in den Hintergrund, dort können Sie komplexere Lösungen realisieren als mit den vergleichsweise einfachen E-Forms-Anwendungen.

Die geregelte Aufbewahrung von E-Mails ist ein zurzeit viel diskutiertes Thema. Je nach Ausrichtung planen Unternehmen entweder eine systembasierte Vollsicherungvon E-Mails zur späteren Nachvollziehbarkeit oder die gezielte Ablage von E-Mails aus dem Client (zum Beispiel Outlook) in das Dokumentenmanagementsystem/in die Akte oder eine Kombination beider Techniken. Neben der technologischen Komponente spielen hier viele organisatorische Fragen eine Rolle, zum Beispiel Datenschutzüberlegungen oder die Weiterverarbeitung dieser E-Mails.

Fragen Sie uns, wenn Sie Compliance-Projekte oder Mailserver-Auslagerungen planen.

Die Verknüpfung von Daten und Dokumenten muss oft im Zusammenhang mit den großen Bestandssystemen des Unternehmens geschehen. Dabei spielen die ERP-Systeme, allen voran SAP aber auch Anbieter wie Baan, Oracle, Microsoft/Navision eine wichtige Rolle. Die Integration ist in drei Aspekten wichtig: 1. Dokumente gehören zu Bestandsdaten und sollen mit ihnen verknüpft werden. 2. Bestandsdaten werden in Dokumente gefasst und gehen so in den ECM-Lebenszyklus ein. 3. Das Bestandssystem ist Datenlieferant für die Recherche im Dokumentenbestand.