Geschäftsprozessmanagement

Ein Geschäftsprozess ist eine Menge von Aktivitäten und Aufgaben, ausgeführt von Ressourcen unter Nutzung unterschiedlicher Informationen (strukturiert & unstrukturiert) mittels unterschiedlicher Interaktionen (vorhersehbar & unvorhersehbar), gesteuert von Management-Politiken und Prinzipien (Geschäftsregeln & Entscheidungskriterien) mit dem Ziel, vereinbarte Endergebnisse zu liefern.

Wir unterstützen diese Sicht von Geschäftsprozessen mit unserem Angebot perfekt. Unsere Lösungen umfassen die elektronische Steuerung von Arbeitsabläufen (meist über Workflowsysteme), die Vereinfachung (Optimierung) derartiger Abläufe, die Automatisierung („Dunkelverarbeitung”), wo möglich und insbesondere Monitoring und Prozess-Controlling zur aktuellen und analytischen Auswertung der Prozessgegebenheiten.

Das Zusammenspiel mit digitalen Dokumenten liegt auf der Hand – eingehende Dokumente stoßen digital gesteuerte Prozesse an, die die Eingangsdokumente durch die Verarbeitungskette transportieren. Im Ablauf entstehen womöglich Ausgangsdokumente, die ebenfalls im Dokumentenmanagement verwaltet werden. Und die Integration von Workflows in Bestandssysteme erlaubt es, viele Schritte zu automatisieren.

Entgegennahme von Daten aus Bestandssystemen mit dem Ziel, eine optimale Ausgangsdokumentenproduktion zu erreichen. Neuerdings auch für die interne Verwendung, bei der die lesbaren Dokumente aus Daten erst auf Anforderung erstellt werden („On-the-fly-Rendition”).

Die Entgegennahme und Organisation von Briefpost, Fax oder E-Mail mit dem Ziel, diese Dokumente schnell in eine elektronische, geordnete und klassifizierte Form zu bringen. Dabei spielt für Papier das Scannen und die automatische Texterkennung (OCR) eine große Rolle. Durch viele verschiedene Eingangskanäle ist auch die richtige und zeitnahe Zulieferung in die Fachprozesse in dieser Teildisziplin eingruppiert.

Hier gibt es viele Unsicherheiten, bedingt durch zwei Definitionen. Im engeren Sinne versteht man unter Records Management das Ablegen, Verwalten von Zugangsregelungen, Aufbewahrungs- und Löschfristen archivierter Dokumente (Stichwort „digitaler Aktenplan”). Besonders durch SAP geprägt finden sich inzwischen auch vollständige Aktenanwendungen unter diesem Namen, wie auch das ISR Business Information Office.

Dokumente und Prozesse führen dazu, dass Menschen miteinander über Arbeitsinhalte kommunizieren. Besonders in komplexen Abläufen kommt der begleitenden Kommunikation eine große Bedeutung zu. Idealerweise wird diese Kommunikation nicht über E-Mail geführt, sondern im Kontext der aktuellen Aufgabe. Dabei helfen Vorgangs- oder Projekträume, Nachrichtenkanäle, Notizen, Diskussionsforen über einen Fall. So unterstützen unsere Lösungen auch den kompetenten Sachbearbeiter, der seine Arbeit systemgestützt, aber autonom erledigt.